HR Operations Specialist
Heemstede
Salaris: Euro 4.500-5.000 bruto per maand
Als HR Operations Specialist ben je verantwoordelijk voor de gehele dagelijkse operatie (van A tot Z) binnen HR voor alle entiteiten (NL – BE – FR – DE). De functie combineert operationele taken en de operationele HR-processen met een (ondersteunende) rol in het bredere HR-beleid. Je zorgt voor een soepele uitvoering van de gehele personeels- en salarisadministratie. Je bent het aanspreekpunt voor medewerkers en leidinggevenden met HR-gerelateerde vragen en draagt zorg voor naleving van de geldende arbeidswetgeving en interne richtlijnen.
Kernverantwoordelijkheden
· Personeelsadministratie (allesomvattend)
· Salarisadministratie (Internationaal – NL – BE – FR – DE)
· Verzuimadministratie en re-integratieprocessen
· Lopende HR-projecten
Taken en verantwoordelijkheden
• Personeelsadministratie nationaal en internationaal:
o Pre-boarding, On-boarding en Off-boarding
o Opstellen, verwerken en bijhouden van de digitale personeelsdossiers volgens de geldende wet- en regelgeving
o Beheer, vastlegging en optimalisatie van HR-documenten (oa arbeidsovereenkomsten, addendum, gebruikersovereenkomsten, Personeelshandboeken en diverse reglementen, zoals verzuim, leaseauto’s, RIE)
o Eerste aanspreekpunt zijn voor medewerkers en leidinggevenden voor HR-gerelateerde vragen,
o Eerste aanspreekpunt voor de verzekeringsmaatschappijen (pensioen en verzuim), vastlegging, opvolging en informatievoorziening richting medewerkers.
o Beheren en optimaliseren van de digitale Personeelsomgevingen (HR-systemen).
• Salarisadministratie nationaal en internationaal:
o Eerste aanspreekpunt zijn voor alle internationale Payrollpartners
o Het verwerken en verantwoordelijk voor het tijdig muteren en doorgeven van de salarismutaties aan de payrollpartners.
o Het controleren van en de eindverantwoordelijkheid hebben over de correcte loongegevens en de administratieve verwerking.
• Verzuimadministratie nationaal en internationaal
o Zorgdragen voor een correcte uitvoering volgens de geldende wet- en regelgeving rondom verzuim.
o De gehele administratieve vastlegging en opvolging rondom verzuim (intern en extern).
o Eerste contact arbodiensten en verzuimverzekeraars
o Een signaalfunctie vervullen
• HR projecten o.a.
o SLIM-subsidieadministratie en contacten met het consortium
o Lease-A-bike Internationaal
o Optimalisatie en uitbreiding van de bestaande HR-systemen (internationaal)
Competenties
• organisatorische vaardigheden
o Meerdere taken tegelijkertijd beheren, prioriteiten stellen en werkzaamheden efficiënt en effectief plannen en organiseren.
• Communicatieve vaardigheden
o Actief en empathisch luisteren, effectief communiceren op verschillende niveaus en complexe informatie begrijpelijk en beknopt overbrengen in woord en geschrift. Zakelijke documenten helder, professioneel en juridisch juist kunnen opstellen.
• Probleemoplossend vermogen
o Problemen analyseren, praktische oplossingen en proactief potentiële knelpunten identificeren en preventieve maatregelen nemen.
• Sociale vaardigheden
o Sterk in het opbouwen en onderhouden van relaties met medewerkers, leidinggevenden en externe partners.
• Discretie en integriteit
o Betrouwbaar omgaan met vertrouwelijke informatie, ethische normen naleven en de privacy van medewerkers beschermen.
• Stressbestendigheid
o Effectief werken onder druk en flexibel en veerkrachtig omgaan met onverwachte veranderingen en uitdagingen.
• Digitale vaardigheden
o Goede beheersing van MS Office en HR-systemen
• Resultaatgerichtheid
o Gericht op het behalen van doelen en resultaten binnen gestelde termijnen en gedreven om HR-processen en -procedures voortdurend te verbeteren.
• Samenwerken
o Als teamspeler effectief samenwerken met verschillende afdelingen en teams, kennis delen en bijdragen aan een positieve teamdynamiek.
• Lerend vermogen
o Nieuwsgierig en gemotiveerd zijn om op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen binnen het HR-veld.
• Zorgvuldigheid
o Personeelsdossiers en andere administratieve taken zorgvuldig bijhouden en taken nauwkeurig uitvoeren, ook onder tijdsdruk.
